Administration d’un dossier, Cibler une bonne méthode

Administration d’un dossier, Cibler une bonne méthode

Il est important de choisir une méthode cohérente afin de déterminer le plus rapidement possible et d’une manière précise vos besoins afin de rétablir votre situation. Pour qu’un suivi soit adapté à vos besoins. Il est d’abord nécessaire d’identifier les divers points pouvant être déterminés afin de changer une situation déficitaire et ce, afin de revenir à la normale avec un budget équilibré.

Il demeure primordial de connaître les méthodes couramment utilisées avec l’aide d’un syndic autorisé en insolvabilité tel que Jean Lelièvre Syndic autorisé en insolvabilité. Afin de mieux connaître les rouages, attardons-nous aux points principaux.

Dans un premier temps, assurez-vous de ne pas méconnaître les échéances établies pour chacune des méthodes qu’il vous serait possible d’avoir à utiliser.

Dans un second temps, il est tout aussi primordial d’avoir une idée générale de l’administration de votre entreprise ou de votre situation personnelle (les actifs, les passifs, vos dettes et créanciers) pour adopter la méthode idéale à votre situation financière. Si on veut restructurer son budget, il faut bien sûr le connaître.

  1. Les notes versées au dossier du syndic autorisé en insolvabilité

Détenir en preuve des informations supplémentaires afin d’éviter certains imprévus et de mieux planifier son dossier. Il est nécessaire de bien documenter vos dossiers et vos notes à l’aide des éléments suivants :

  • Quelles sont les décisions prises et les motifs appuyant ses décisions dans le dossier;
  • Toutes les conversations téléphoniques en rapport avec le dossier qui sont importantes devraient faire l’objet d’un rapport;
  • Il faut s’assurer de n’avoir rien oublié qui pourrait être pertinent au dossier.

 

  1. Aide pour entrer les notes et les dates de suivis pour le syndic autorisé en insolvabilité

Il existe des logiciels adaptés tels que : Insolvency Manager, Ascend ou Überbase que votre bureau de syndic autorisé en insolvabilité pourrait posséder, il est possible d’écrire plus aisément vos éléments de preuve ainsi que les dates inscrites afin de faire un suivi efficace de votre dossier. Chaque jour il vous sera possible de vérifier le déroulement de votre dossier à l’aide de ces logiciels. Vous pouvez également penser à une alternative si les logiciels spécialisés en ce domaine sont inaccessibles.

 

Il est important et primordial de choisir la méthode idéale pour noter ce qui pourrait avoir un lien avec votre situation financière et de conserver tout document qui pourrait vous être nécessaire.

 

 

 

Registres bancaires et comptables

 

  • Les livres et les registres doivent être tenus correctement par le syndic autorisé à l’insolvabilité afin de contrôler l’évolution de la réception et la disposition des fonds des actifs.
  • Les documents tels que ceux d’une faillite ou d’une proposition, des conventions bancaires, de la correspondance, des preuves de réclamation, sont classés selon les méthodes employées par certains cabinets.
  • Durant l’administration, des registres doivent être tenus par le syndic autorisé en insolvabilité.
  • Ces registres bancaires et comptables doivent être appropriés pour appuyer tous les débours et recettes inscrits dans le compte en fiducie.

 

Ils doivent renfermer les éléments suivants :

  • les documents appuyant les débours et les recettes;
  • les chèques;
  • les bordereaux de dépôt;
  • la correspondance au sujet de l’ouverture, de l’établissement et de la fermeture du compte;
  • les conciliations bancaires et les relevés

 

  1. Ces registres (bancaires et comptables) sont des dossiers qui s’ajoutent aux principaux documents de gestion du syndic autorisé en insolvabilité.
  2. Ils sont conservés durant une période minimum de quatre (4) ans après que le syndic autorisé en insolvabilité ait effectué la libération finale.
  3. Sur préavis raisonnable, le débiteur, les créanciers ou un de leur représentant ainsi que le séquestre officiel peuvent avoir accès aux informations contenues dans les registres et les livres de l’actif (renseignements comptables et bancaires).

 

Concernant les comptes en Fiducie

 

Certaines règles

Les règles et les instructions établies par la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (LFI) ainsi que la planification élaborée en vue d’une surveillance par le surintendant des faillites s’ajoutent aux règles de conduite ainsi qu’aux normes professionnelles en vertu de l’Association Canadienne des Professionnels sur l’Insolvabilité et la Restructuration (ACPIR), encadrent l’investissement des fonds, les biens détenus (par un séquestre ou un syndic autorisé à l’insolvabilité) et la garde.

 

 

 

Généralités par rapport au syndic autorisé en insolvabilité

Obligations et fonctions principales

  1. Le syndic autorisé en insolvabilité doit sauvegarder les biens et l’argent et il doit ouvrir des comptes en fidéicommis durant son mandat. Ceux-ci sont une garantie pour les créanciers.
  2. Il est tenu d’administrer et de conserver les biens et l’argent en fiducie avec diligence et prudence en vertu des règlements, lois et conditions particulières auquel il est soumis.
  3. Un registre doit être tenu par le syndic autorisé en insolvabilité concernant les fonds en fiducie qui sont sous son contrôle.

 

Gestion du compte en fiducie

  1. Les recettes d’un actif doivent être déposées dans un compte en fiducie différent pour chaque dossier par le syndic autorisé en insolvabilité. Les montants qui sont dus en garantie, en honoraires et en dépenses pour le syndic doivent également être détenus dans un compte en fiducie distinct et provenant expressément des tierces parties de la personne en fiducie.
  2. Permis par le surintendant adjoint de division, le syndic autorisé en insolvabilité peut, selon les conditions d’une administration sommaire, utiliser un compte bancaire assujetti pour tous les actifs sous cette même administration.
  3. Par contre, il est interdit au syndic autorisé en insolvabilité de placer les fonds d’un actif dans son propre compte ou dans un compte général d’exploitation.
  4. Le compte de fiducie ne peut être ouvert par le syndic autorisé à l’insolvabilité que dans un endroit où les dépôts sont garantis par une société d’assurance de dépôt provinciale ou la Société d’assurance-dépôt du Canada.
  5. Il est du devoir des inspecteurs de vérifier régulièrement le solde en banque et les comptes du syndic autorisé à l’insolvabilité afin d’être certain que les fonds sont utilisés dans un but professionnelle précis et de s’assurer que les débours sont acquittés convenablement.
  6. Les retraits de fonds du compte en fiducie ou en fidéicommis d’un actif sont autorisés à un syndic autorisé en insolvabilité qu’à des fins de paiement de débours dans le cours normal de l’administration de l’actif.
  7. Pour tous les dossiers, la tenue et l’établissement d’un compte en fiducie sont toujours les mêmes.
  8. Le syndic autorisé en insolvabilité doit tenir un compte distinct en fiducie pour chacun des actifs à part si la Loi sur la Faillite et l’Insolvabilité (LFI) l’énonce autrement.
  9. Cedit compte doit appartenir au syndic autorisé en insolvabilité sauf pour les exceptions suivantes :
  10. Les frais de service et autres coûts associés dépassent le montant des intérêts courus sur les fonds;
  11. l’actif visé ne comporte aucun fonds;
  12. le syndic autorisé en insolvabilité détient un compte consolidé en fiducie pour les faillites ou propositions de consommateur sous une administration sommaire.
  13. Pour la gestion et la garde quotidienne des fonds ainsi que pour la constatation des recettes et des débours, un contrôle interne efficace doit être mis en place.
  14. Le syndic autorisé en insolvabilité peut approuver les transactions et signer les chèques qui sont tirés d’un compte en fiducie.
  15. Il est possible pour le syndic autorisé en insolvabilité d’utiliser un seul compte en fiducie pour toutes les propositions de consommateur seulement, par contre cette autorisation doit être approuvée par le surintendant des faillites.
  16. Un seul compte consolidé peut être efficace pour un nombre moyen ou élevé de ce type de proposition.
  17. Il faut noter que les intérêts recouvrés sur des comptes personnels puissent être supérieurs à l’intérêt appliqué à un seul compte consolidé quand les dossiers sont minimes et que l’intérêt est attribué au prorata.

 

 

 

 

 

 

Concernant la Faillite

Budget du débiteur

Voici les étapes à effectuer avant de pouvoir se libérer d’une faillite :

  1. S’assurer que les paiements à faire puissent être acquittés il est important d’analyser votre budget. Il faut connaître votre revenu mensuel d’abord et vos paiements et dettes par la suite.
  2. Voir si le débiteur en faillite est en pleine période de restructuration, donc, il faut voir les modifications qui auraient pu avoir lieu (perte d’emploi, perte d’un montant de salaire, séparation, naissance d’un enfant; etc.). En examinant les circonstances et la vie familiale du failli, il est possible de modifier certaines modalités telles que les paiements du revenu excédentaire.
  3. Il faut savoir si les paiements requis du failli sont effectivement fait ou bien s’il ne respecte pas l’accord accordé concernant les honoraires du syndic autorisé à l’insolvabilité. Dans ce cas, il y aura opposition de la libération à cet effet (rapport prévu dans la Loi sur la faillite et l’insolvabilité-LFI).

 

 

 

 

 

Les parties

Si l’on a mandaté des services externes concernant un dossier, des vérifications doivent être faites.

  • Vérifier si la facturation faite pour ces services est véritable et raisonnable.
  • Si on a eu recours à un conseiller juridique a été utilisé, vérifier les frais encourus pour celui-ci afin de pouvoir les faire approuver par l’inspecteur et que le tribunal taxe les frais, s’il exerce dans les deux mille cinq cents dollar (2 500$).
  • Voir à obtenir une facturation détaillée.
  • Si certains frais de services publics sont mis au nom du syndic, vérifier si l’envoi des lettres appropriées a été fait. Les lettres appropriées sont : une première lettre afin d’abandonner le service public en question, une dernière lettre ainsi qu’une facturation finale pour s’assurer que le service public a bien fait transmettre ses honoraires.
  • À la fermeture du dossier, vérifier d’avoir reçu et acquitté la totalité de la facturation ainsi que la vérification que les chèques ont été compensés à l’institution financière.
  • Il faut s’assurer que les phases de consultations sont faites. S’il n’existe pas de séances de consultation mentionnée, la personne n’est pas admissible à une libération automatique.

 

Concernant la proposition

Les mensualités

La gestion des paiements des débiteurs proposants doit être effectuée afin de contrôler une proposition. On doit s’assurer des différents éléments suivants :

  • Faire le suivi de la réception des paiements selon les termes de la proposition.
  • Advenant un défaut, un créancier ou un syndic autorisé en insolvabilité a la possibilité de demander une annulation de la proposition.
  • Il faut vérifier si le syndic autorisé en insolvabilité a la possibilité de demander la libération sans faire une requête au tribunal pour l’annulation de la proposition.
  • Dans le cas d’une proposition concordataire (au titre de la Section I de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité), si le débiteur proposant fait défaut à ses engagements concernant la proposition, les créanciers ou les inspecteurs doivent y remédier dans les trente (30) jours et y faire abstraction d’ici là.
  • Si le défaut n’est pas réglé dans les trente (30) jours et que les créanciers ou les inspecteurs n’y renoncent pas, le bureau du surintendant des faillites ainsi que les créanciers doivent être avertis par le syndic autorisé en insolvabilité dans les trente (30) jours suivant l’expiration de la période déjà de trente (30) jours.
  • Dans le cadre d’une proposition de consommateur, si le débiteur proposant fait défaut dans les trois (3) premiers mois à ses paiements, cette proposition est annulée. Le syndic autorisé en insolvabilité pourrait faire une requête au tribunal pour rétablir la proposition de consommateur.
  • Le syndic autorité en insolvabilité produira un certificat d’exécution intégrale si les engagements relatifs à la proposition ont été respectés.
  • Contrairement à la situation de faillite, il n’y a pas de conséquence pour le débiteur proposant d’une non-conformité dans une proposition s’il n’assiste pas aux séances de consultation qui sont habituellement imposées.

 

Dépôt d’une tierce partie

 

Dans certains cas, une tierce partie (ami, parent, conjoint) peut transmettre un dépôt au syndic autorisé en insolvabilité servant de garantie afin de couvrir les coûts d’administration de la proposition. Lorsqu’une telle situation se présente, le déposant et le syndic autorisé en insolvabilité doivent signer une entente écrite.

Voici les principaux points que l’entente doit contenir :

  1. le nom et l’adresse du déposant;
  2. la rémunération (le montant et/ou la méthode de calcul);
  3. la déclaration du déposant confirmant que les fonds sont issus d’une tierce partie et non de la partie proposante;
  4. la déclaration que ses fonds ne sont pas attachés à des biens appartenant au débiteur (directement ou indirectement);
  5. tous les autres éléments pouvant être négociés entre le syndic autorisé en insolvabilité et le déposant;
  6. l’attestation que ce dépôt sert d’indemnité[1] pour les coûts administratifs;
  7. l’engagement pris par le syndic autorisé en insolvabilité de transmettre une copie de l’état des débours et des recettes remis au séquestre officiel ainsi que de fournir au déposant une copie de l’état des débours et des recettes taxées;
  8. le syndic autorisé en insolvabilité doit avertir le déposant de l’heure et de la date de la taxation.

 

Les types de propositions

 

Une proposition de consommateur ne peut pas être commerciale mais seulement personnelle. Il est important de vérifier que les paiements admis par cette proposition soient déposés au compte bancaire de l’actif afin de respecter l’entente.

 

Une proposition de type concordataire (au titre de la Section I) peut être commercial et aussi personnelle. Il faut également s’assurer que les modalités évoquées dans cette proposition soient satisfaisantes et aussi que les paiements soient effectués.

 

Dans les deux genres de propositions, les biens peuvent être vendus pour ensuite être déposés dans le compte bancaire de l’actif. Par contre, le débiteur peut aussi décider de les conserver à moins que ses dits biens ne soient pas payés en totalité.

 

[1] Indemnité est définie entre autre par la somme d’argent consacrée à dédommager le débiteur d’un préjudice subi.